Infoset’in otomatik arama özelliği ile satış veya pazarlama faaliyetlerinde binlerce numara kısa sürede aranabilir ve ekip verimliliği artırılabilir. Bunun yanı sıra; anket, borç hatırlatma ve randevu hatırlatma gibi farklı senaryolarda da otomatik arama kampanyaları kullanılabilir.
Bir otomatik arama kampanyası oluşturabilmek için, aranacak kişilerin telefon numaralarının Infoset kişi kayıtlarında bulunması ve bu kişilerden bir grup oluşturulmuş olması gerekmektedir.
Kişi Listesinden Arama Grubu Oluşturma
Aranacak kişiler Infoset hesabınızda Kişiler altında kayıtlıysa, bu kişileri filtreleyerek bir arama grubu oluşturabilirsiniz.
''Müşteriler > Gruplar'' menüsünden otomatik arama yapılacak kişiler için bir grup oluşturabilir, ''Müşteriler > Kişiler'' menüsünden otomatik arama yapılacak kişileri seçerek ''Eylemler > Gruba Ekle'' seçimiyle kişileri otomatik arama grubunuza tanımlayabilirsiniz.
Excel/CSV Dosyasından Arama Grubu Oluşturma
Arama yapacağınız kişiler Infoset'te Müşteriler > Kişiler menüsünde kayıtlı değilse ya da arama listeniz bir Excel/CSV dosyasında mevcutsa bu kişileri sisteme aktararak bir arama grubu oluşturabilirsiniz.
Aktarım yapacağınız listede mükerrer kayıt oluşmasını engellemek için Excel/CSV dosyanızda kişilerin e-posta adreslerinin bulunması gerekmektedir. Infoset sisteminde kayıtlı kişi bilgileri e-posta adresleri üzerinden kontrol edilir ve bu sayede tekrar eden kayıtların oluşması önlenir.
Müşteriler > Kişiler sayfasında, sağ üst köşede bulunan “İçe Aktar” butonuna tıklayarak, aramak istediğiniz kişi listesini Excel veya CSV dosyasından sisteme aktarabilirsiniz.
Excel/CSV dosyanızı seçtikten sonra içe aktarma işlemi sırasında sütunları Infoset’teki veri alanlarıyla eşlerken, Telefon sütunu için mutlaka bir eşleme yaptığınızdan emin olun.
Sütun eşlemesinden sonraki sayfada, önceden oluşturmuş olduğunuz bir kişi grubunu seçmeli veya bir grup ismi yazarak yeni bir grup oluşturmalı ve kişi listenizi bu gruba aktarmalısınız.
Otomatik Arama Kampanyası Oluşturma
Aranacak kişiler için grup oluşturulduktan sonra, otomatik arama kampanyası oluşturma sürecine geçilir.
- ''Çağrı Merkezi > Otomatik Arama > Yeni Otomatik Arama'' butonuna tıklayın.
- Açılan ekranda ilgili ayarları yaptıktan sonra ''Kaydet'' butonuna tıklayın.
Ad: Kampanyanın diğerlerinden ayırt edilebilmesi için tanımlayıcı bir isim verilmesini ifade eder.
Veri Kaynağı: Bir önceki adımda oluşturulan arama grubu ya da gruplar bu alandan seçilir. Birden fazla grup aynı anda kullanılabilir. API üzerinden veri alınacaksa, ilgili seçenek işaretlenerek gerekli API bilgileri girilmelidir.
Arayan Numara: Otomatik arama sırasında kullanılacak dış hat bilgisidir. Tanımlı servis sağlayıcılar arasından dış arama yapabilen uygun bir hat seçilmelidir.
Çağrı Hedefi: Başarılı çağrıların yönlendirileceği noktayı ifade eder. Bu alanda bir çağrı merkezi kuyruğu, karşılama menüsü veya kullanıcı seçilebilir; aranan kişi çağrıyı yanıtladığında, çağrı belirlenen hedefe aktarılır.
Satış ve pazarlama için yapılan otomatik arama kampanyaları genellikle bir kuyruğa; anket ve hatırlatma için yapılanlar otomatik arama kampanyaları ise bir karşılama menüsüne aktarılmaktadır.
Zamanlama sekmesinde bulunan alanlar aşağıdaki gibidir:
- Çalışma Saatleri / Tekrar tipi / Aramaya başla: Kampanyanın hangi saat aralıklarında, ne sıklıkta ve hangi tarihten itibaren çalışacağını belirlemek için kullanılır.
- Durum: Aktif veya pasif olarak ayarlanarak kampanya başlatılabilir ya da durdurulabilir. Oluşturulduktan sonra da kampanya tek tıkla kontrol edilebilir.
Çağrı Ayarları sekmesinde bulunan alanlar aşağıdaki gibidir:
- Çaldırma Süresi: Çağrının sonlandırılmadan önce en fazla kaç saniye çalacağını belirler. Çoğu senaryo için 30 saniye yeterli bir süredir.
- Deneme Sayısı: Çağrının başarılı olana kadar kaç kez tekrarlanacağını ifade eder. Genellikle 2 veya 3 deneme tercih edilir.
- Bekleme Süresi: Başarısız çağrılar arasında ne kadar süre bekleneceğini belirler. Çoğu durumda 120 saniye uygun bir aralıktır.
Çağrı Bekletme Zil Sesi: Çağrı hedefi bir kuyruk ya da operatör olduğunda ve karşı taraf çağrıyı yanıtladığında müsait bir operatör bulunmuyorsa dinletilecek sesi ifade eder. Varsayılan olarak kullanılan bip sesi, çoğu senaryo için yeterlidir.
Tüm ayarlar tamamlandıktan sonra otomatik arama kampanyası, belirlenen zamanlama doğrultusunda çalışmaya başlar. Kampanyaya ait detayları ve istatistikleri görüntülemek için, ilgili kampanya satırında yer alan Detaylar butonuna tıklayabilirsiniz.
